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如何消除多部门参与采购的弊端 |
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www.56en.com 来源：中国物流与采购网 2008-3-10 13:37:41
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采购是供应链管理的重要环节，面对着市场的竞争形势，采购在降低经营成本提高竞争优势的作用不断增强，已经成为企业经营管理的重要内容之一。随着采购地位和作用日益增强，采购业务的方式和流程不断深化，许多企业尤其是国有企业强化了采购环节的规范化管理，优化采购的组织结构，成立诸如采购部、审计部、财务部、监察部等多部门实行分工协作的采购活动。
实施多部门分工协作采购的运营模式，有利于发挥各部门在采购中的专业化管理水平，相互监督，保证采购的工作的透明度，杜绝腐败行为，确实降低采购成本。但是在传统的企业采购模式下，多部门的共同采购也会产生一系列的问题，具体体现如下几个方面：
首先，多部门采购容易出现多头管理现象，造成部门职责模糊不清。一般情况下参与采购的部门是根据部门的职能特点负责其所相应的采购环节，但在实际操作当中，各部门所职责范围并不是很明确，会出现管辖权限的重叠和交叉，多头管理的现象也随着产生，如有些组织机构的审计部门即审批价格，在选择供应商也有决定权。多头管理最大的弊端是对本部门有益的采购环节分毫必争，而对本部门会带来承担责任采购业务则置之不理。这种可管可不管、职责不明确的多头管理现象使采购环节不连贯，必然影响采购业务的顺利进行。另外，多头管理还会造成采购业务环节的多余和无增值时间成本的浪费，增加采购成本。
第二，多部门采购容易造成部门利益矛盾冲突，致使采购决策难以确定。由于参与采购的部门绩效考核的侧重点不一，各部门的利益中心也不尽一致，造成各自的行为视角不同而产生角色冲突，比如质检部门重点关心的是产品的质量和可靠性，而不注重价格和交货期；审计部门不顾产品质量想方设法降低采购成本；财务部门追逐利息利益最大化而延期付款等等。因此多部门化的采购模式容易造成片面强调职能的目标而忽略组织机构的大方向，为了维护各自的利益，容易出现相互推委扯皮、众口难调等现象，造成采购决策的难于确立。
第三，多部门采购审批程序冗长烦琐，影响采购进程。首先，采购业务流程多，采购流程包含采购计划拟订、供应商选择、招标、合同签定、制作跟踪及发货、产品验收、合同付款等环节组成。每一环节都有相应的部门审批，审批程序烦琐；其次，由于每个部门为了追求各自的最佳利益，追求所谓的精益供给，需要花大量的时间进行审批，如审计部门为了压低采购价格，想方设法不计较时间成本与供应商进行价格谈判，财务部门为了争取更多的资金流，减少资金利息的损失，尽可能地延长付款时间等等。采购审批流程过长过久，影响采购的进程，可能会丧失良好的采购时机，交货时间迟缓，造成生产停顿以及市场断货等的严重后果。
由此可见，在传统的采购模式下多部门采购的种种弊端已直接对采购的效益带来了负面的影响。随着供应链采购模式的到来，采购的管理核心思想是将采购各个环节的子系统很好地协调起来，通过最优的资源配置，最终满足企业的精益需求或灵活需求。那么在新的供应链采购模式下如何消除多部门在采购中的弊端进而实现采购的最佳效益呢？
第一，制定合理有效的采购考核制度。在采购资源有限的情况下，构成采购各个环节的效能是此消彼长，比如高品质与高价格相随，低库存与高物流配送成本相伴，追逐规模效益采购必然带来高的库存成本等等。那么相应的审批部门如果过分地强调本部门的绩效，必然影响整体的采购效益。因此，企业应从全局的角度出发，制定整体的考核机制，奖励的重点放在团队而不只是看个别部门的绩效，消除单个部门的短视行为。这样有利于促使各个部门在采购审批当中能够从整体的角度出发，综合分析各个采购环节利害关系，寻找最佳的利益平衡点，追求最优的整体采购效益。
第二、优化采购组成结构，简化采购审批流程。首先，针对多部门采购所造成管辖权限的重叠、交叉甚至错位不良后果，应根据部门的功能特点以及各采购环节的业务要求明确各部门的职责以及管辖权限，避免多头管理现象的出现。其次，精简或重组部分多余的审批环节，适当减少采购部门级别分层，如在付款环节中有些企业设有审计部先审批后交由财务部多人审核后方可付款，审批环节过于重复，通过精简后，可以直接由财务部根据合同以及验收结果单独作出付款意见并安排付款。另外，培养及招聘复合型专业采购人才，兼任采购多个环节的工作，从而精减部分审批部门，达到简化采购审批流程的目的。
另外，建立内部协调机制，协商处理采购中各类问题。内部协调机制是各部门工作衔接的润滑剂，它能够促进采购各部门工作的连贯，保障采购工作的顺利执行。首先不管采购部门的数目有多少，他们都是组织机构采购团队的组成部分，代表企业直接向供应商采购所需物品，通过内部的协调机制，有利于促进组织机构采购各部门的团结，形成强有力的采购谈判能力，为企业争取最大的利益。其次，采购中难免会遇到诸如重大产品质量问题、产品供应短缺、合作方违约以至终止合同、不可抗力因素影响合同履行等等，这些问题不是某个部门的职责范围内能够解决的，必须通过内部协调机制，群策群力协商处理。另外，制定统一的采购政策、统一的采购程序、统一的技术规范等操作规则作为协调手段，促进各参与采购部门工作的顺畅。
随着采购业务流程的深化以及采购分工的细化，多部门采购组织形式越来越得到众多企业广泛的应用。因此企业应在新的供应链管理思想下，制定合理的采购考核制度、优化采购流程以及顺畅的内部协调机制，消除多部门采购框架下的不良影响，保证采购任务的完满完成。
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