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企业如何成功应对国际采购考察 |
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www.56en.com 来源：中国国际招标网 2008-8-27 14:06:12
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能成为国际买家的考察对象，对许多中国企业来说可望而不可求。要想入围初轮考察名单，就需要经历一番严格的资料审核，那种“扒皮敲髓”式的审查足以让众多企业不堪忍受。通过这道“生死关”的中国企业似乎看到了黎明的曙光，殊不知，接下来的实地考察又是一段“披荆斩棘”的坎坷之路。话到这里，其实，不要怪国际买家太苛刻，实在是中国企业不谙“世故”。
南京塑九汽车内饰总厂近日迎来了欧洲一家著名的整车厂采购团，事先，由于有第三方的前期引见，在递交有关资料顺利通过审核后成为该汽车厂的首批考察对象。该整车厂此次考察是为其在华量产做配套采购。这次考察的结果对塑九厂意味着什么，他们心中非常明白。
充足的准备让塑九公司在面对采购团的询问中应对自如，详尽的中英对照的幻灯片、技术人员丰富的知识储备、娴熟的展示技巧和不卑不亢的姿态赢得采购团的默默赞许。
之后，按照生产流程设计了一条科学合理的参观路线，从产品研发部门起始，先后考察了生产线、检测部门和成品控制部门。考察程序有条不紊，数据核实一步到位，整个过程可谓是一气呵成，至善至美。
与此形成鲜明对比的是，同期考察的其他零部件厂或因准备不充分，或是细节上的某一点疏忽，导致考察过程一波三折，最终让采购意向胎死腹中，令人唏嘘不已。
以本次考察为例，笔者将有关考察过程中需注意的事项加以提示，尤其是对于中国企业来说，针对买家的考察方向，如何做好充足的准备？
不打无准备之仗
兵家有言：知己知彼，百战不殆。在商战中尤其如此。
在接受考察任务之先，企业应该对买家的背景和此次采购的意向有清晰的把握。一般来说，买家或第三方在告知考察意向之前，会将买家背景以及采购需求等相关信息传达给企业，企业应当根据采购需求有侧重点地准备有关资料。如果企业生产能力不足，或是对现有生产计划造成影响的采购需求不妨予以回绝。
据盖世汽车网CEO陈文凯先生介绍，目前，国际买家在华采购考察过程可以说是“线”与“点”的结合，“线”侧重的是对企业的生产管理业务目标的考察，从中又分为对企业制定生产计划和对企业控制生产过程的考察两部分，归根结底，是对企业生产流程的考察；“点”则是对生产中某一独立环节的考察。
先从“线”上来说。制定生产计划，分为产品生产计划、物料需求计划、生产任务计划、生产进度计划，以及生产领料计划等。这一整套环环相扣的计划表，实质上体现了企业对整个生产任务的认识度和操控性。企业如果主观上不具备全局意识，对一个完整的生产过程没有很好的理解和认识，则后期的生产必然陷于被动，这就是买家考察“制定生产计划”的初衷。
对这一过程的考察，买家主要是以口头提问的方式进行，所以，企业必须有充足的应对准备。
控制生产过程，目的在于使企业实现对生产过程的高效、严格管理，能够具体恰当地安排每个工作车间的生产任务和进度，确保各个车间工作的相互衔接，保证生产过程紧凑有序；另外，在一整套行之有效的质量体系下，确保生产质量。这一过程的实地考察可以说是真正的核心环节，考察团往往在这一个环节耗时最多，咨询的问题也是最多的。
从“点”上来，涉及考察的内容包括配套经验、设备、人员、研发、成本控制等。具体来说，那些具有为国内外主机厂配套经验的企业往往最容易受到关注；考察的设备包括实验设备、生产设备、检测设备等，他们会对设备的产地、性能、产量，以及如何维护，人员的配备等问题逐一发问；针对生产线的运作，考察团会针对工人数量、班次安排、设备布置、品质控制等进行实地考察或咨询；对于公司业务，考察团会对年销售额、主营产品、出口市场、出口比率，以及原材料来源等做细致入微的询问。
从“点”与“线”，直至对整个企业全局式了解的“面”，一次考察的过程细微繁琐，特别是针对不少整车厂来说，一家供应商综合素质的高低决定了它的配套能力，选择一家最优秀的OE配套商的目的让考察团的工作变得全面稳重，认识到这一点，中国企业没有十二分的准备，很难在这场“博弈”中胜出。
“魔鬼”在细节
密斯·凡·德罗是20世纪世界四位最伟大的建筑师之一，在被要求用一句最概括的话来描述他成功的原因时，他只说了五个字“魔鬼在细节”。同样地，对于一次采购考察来说，“魔鬼就藏于细节之中”，很多企业最终都不能明白，看似无懈可击的考察准备最终还是没能接住买家抛来的“绣球”。其实，惨败的原因很可能是：
企业主一次不经意的出格谈吐，所谓有什么样的领导就有什么样的企业……
显然被夸大的公司业绩，节节递增的营业收入预示着公司无坚不摧……
在关键技术问题上卡壳，再怎么优秀的演说家都被怀疑徒有虚名……
布满灰尘的机器台面，实现精细化生产的说辞多少都要打点折扣……
工人日均工作十小时以上，有可能让主机厂蒙上不该有的“罪名”……
种种隐藏在细节中的“魔鬼”，有可能在关键时刻让功亏一篑。此时，有再多的借口都无助于让考察过程推倒重来。
在文章开头述及的欧洲某整车厂考察过程中，一家装饰件厂很不幸地成为惨败下阵。
作为江苏一家远近闻名的装饰件企业，考察团对该厂寄予了厚望，然而……且让我们看看几处细节：在考察团考察生产车间时，大部分设备均处于停闭状态，偌大的工厂只有稀稀拉拉的一部分工人，据企业主说是正值午餐时间(其时为上午11时)；问及一台压铸机的承压能力，在场的企业主和办公室主任一时语塞；在导引参观新厂后，关键设备所在的老厂区没有纳入参观行程。
“这仅是冰山一角，在我们经历的很多案例中，由于细节的疏忽导致失败的例子不胜枚举。”盖世汽车网CEO陈文凯表示，他同时指出几项易被企业忽视的细节。
首先，在考察前夕提交国际买家的考察资料需要细心如实填写。在实地考察前，这些资料是买家确定考察对象的唯一依据，所以全面细致的资料信息是必须的。这些需要填写的表单涉及企业的采购、物流、能源，设备的维护、技术研发，投资以及库存等多项数据，甚至，对员工的工资待遇、生产班次、奖金发放等亦做了解。
“很多企业不胜其烦，往往草率了事，这就错失了很多机会。”陈文凯以盖世汽车网举例说明，“我们网站有一项BBS服务，主要针对国际大买家服务，帮助这些大买家寻找在华OE配套厂，包括福特、菲亚特、雷诺等都是我们的客户，这些大买家无一例外地要求企业提供详尽的数据资料，过程确实复杂。我的建议是，遇到这类需要填写的表单，国内企业要耐心填写好。”
其次，企业尽可能地提供中英双语资料，或者配备翻译人员。
第三，接待人员需要具备深厚的技能。如上文提及的塑九装饰件厂负责人面对客商的咨询，竟一问三不知，这种现象应该尽量避免，最好安排专业的技术人员陪同参观。
第四，保持生产线的整洁有序。一个整洁规范的生产线管理是国际买家乐意看到的，很多考察团事后表示，有时走进一家工厂，第一眼所见的设备布置就能衡量出该厂的管理水平，用指尖在设备台面上轻轻一抹就能测出其产品质量水准。
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